Salah satu cara terbaik perusahaan dapat melindungi IP-nya adalah melalui perjanjian kerja dengan karyawan dan perjanjian layanan dengan kontraktor independen. Berikut ini ringkasan mengapa setiap jenis IP tertentu perlu dilindungi oleh perjanjian tertulis dan saran praktis untuk menangani masalah ini.
1. Paten – Bertentangan dengan kepercayaan populer, perusahaan tidak secara otomatis memiliki hak atas penemuan yang dikembangkan oleh seorang karyawan dalam perjalanan dan ruang lingkup tugas mereka. Umumnya, karyawan memiliki invensi haki dan kemudian hak paten, sementara pemberi kerja memperoleh lisensi khusus yang disebut “hak toko” untuk mempraktikkan invensi tersebut. Selain itu, undang-undang paten umumnya mensyaratkan bahwa pengalihan hak paten harus dilakukan secara tertulis. Untuk mengatasi hal ini, perjanjian kerja dan kontraktor independen harus mencakup penugasan invensi / ketentuan paten untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki semua hak ini.
2. Hak Cipta – Seperti paten, banyak mitos perkotaan tentang kepemilikan hak cipta yang dibuat oleh karyawan dan kontraktor independen oleh pemberi kerja. Meskipun doktrin pekerjaan yang dibuat untuk disewa berlaku dalam banyak kasus, yang terbaik adalah menyertakan penyerahan hak cipta secara tersurat dalam perjanjian dengan karyawan dan, khususnya, kontraktor independen. Selain itu, seperti halnya paten, penetapan hak cipta pada umumnya harus dibuat secara tertulis.
3. Merek Dagang / Pakaian Dagang / Nama Dagang – Hak atas kekayaan intelektual ini perlu digunakan dalam perdagangan, sehingga biasanya tidak menjadi masalah dengan karyawan atau mantan karyawan dan kontraktor independen. Namun, risiko dapat dihindari dengan meminta karyawan dan kontraktor memberikan hak atas merek dagang, pakaian dagang, dan gagasan nama dagang. Karyawan dan kontraktor juga harus dilarang menggunakan merek serupa yang membingungkan dalam persaingan saat dipekerjakan.
4. Rahasia Dagang – Dari semua bentuk IP, rahasia dagang paling rentan terhadap pencurian dan penyimpangan karyawan. Karena perjanjian non-persaingan terkadang sulit untuk diterapkan, perjanjian kerja harus memiliki ketentuan terpisah untuk kerahasiaan / non-disclosure, non-solicitation, dan non-competition. Kegagalan membuat karyawan menyetujui kebijakan non-disclosure tertulis, baik dalam perjanjian kerja formal atau manual karyawan, dapat berakibat fatal di kemudian hari ketika perusahaan berusaha melindungi informasi rahasianya, tergantung pada situasinya.
5. File Elektronik – File elektronik dan kepemilikannya termasuk dalam area abu-abu. Perusahaan lebih baik mengkonfirmasikan secara tertulis bahwa semua file dan data elektronik yang dibuat dalam kursus dan ruang lingkup pekerjaan karyawan atau kontraktor independen adalah milik perusahaan. Perlu diperhatikan bahwa perusahaan memiliki hak-hak ini terlepas dari media dan lokasi penyimpanan file. Jenis ketentuan ini diperlukan untuk menangani file elektronik yang dibuat oleh karyawan pada elektronik pribadi, seperti komputer rumah, iPad, dan ponsel pintar.
6. Nama Domain – Kasus yang melibatkan mantan karyawan dan kontraktor yang tidak puas yang mendaftarkan nama domain perusahaan, mendaftarkan nama domain yang mungkin ingin digunakan perusahaan di masa mendatang, atau mempertahankan kendali atas nama domain yang ada sangatlah banyak. Untuk alasan yang tidak diketahui, nama domain adalah target favorit karyawan TI yang diberhentikan. Untuk menghindari semua masalah ini, perjanjian perusahaan harus menjelaskan bahwa perusahaan memiliki semua nama domainnya dan melarang karyawan mendaftarkan nama domain yang mirip dengan merek dagang perusahaan atau nama domain saat ini.
7. Kata Sandi dan Informasi Sensitif Lainnya – Mirip dengan nama domain, perjanjian kerja harus menjelaskan bahwa semua kata sandi dan informasi sensitif lainnya adalah milik perusahaan dan mengharuskan karyawan memberikan informasi tersebut jika diperlukan setelah masa kerja berakhir.
8. Akun Media Sosial – Seperti semua teknologi baru, hukum belum mengatasi masalah unik yang diciptakan oleh media sosial. Sebuah perusahaan tidak ingin mengetahui bahwa akun Twitter dan ribuan pengikutnya dimiliki oleh mantan karyawan atau lebih buruk lagi, mantan kontraktor independen. Oleh karena itu, kesepakatan harus menetapkan bahwa perusahaan memiliki semua akun media sosialnya.
Salah satu rekomendasi terakhir adalah melakukan wawancara keluar resmi dengan karyawan yang diberhentikan untuk mengingatkan mereka tentang kewajiban mereka di atas dan membuat mereka berkomitmen secara tertulis bahwa mereka belum membawa informasi atau materi apa pun. Ini bisa menjadi langkah penting jika litigasi meletus di kemudian hari terkait apakah karyawan tersebut mencuri properti perusahaan atau melanggar perjanjian.